Auf der Suche nach der richtigen Agentursoftware (Teil 2)

Was bisher geschah

Vergangene Woche habe ich auf diesem Blog den ersten Teil unserer Suche nach einer passenden Agentursoftware für einen Solutionbar-Kunden veröffentlicht. Im zweiten Teil geht es nun um die gesammelten Anforderungen an die Software. Außerden stelle ich am Ende unsere aktuelle Top 5 vor. Doch zuvor ein kurzer Abriss darüber, welche Reaktionen auf den ersten Teil meines Artikels folgten. 

Dass das Thema Agentursoftware brandheiß diskutiert wird und tatsächlich viele Agenturen beschäftigt, steht außer Frage. Kaum war mein Blogartikel Auf der Suche nach der richtigen Agentursoftware (Teil 1) veröffentlicht, wurde ich mit E-Mails, Facebook-Anfragen und Anrufen bombardiert. Agenturen, die ebenfalls auf der Suche nach einer passenden Software zur Abbildung ihrer Unternehmensprozesse sind, waren dabei noch ein vergleichsweise kleiner Anteil. Vielmehr waren es Anbieter verschiedenster ERP-Systeme, die mit mir sprechen wollten. Hintergrund war der Wunsch, in diesem Erfahrungsbericht so präsentiert zu werden, wie es sich das Marketing des jeweiligen Unternehmens vorstellt.

Auch wenn dies für mich die eine oder andere Diskussion bedeutete, so freute ich mich doch über den fruchtbaren Austausch, den der erste Blogartikel nach sich zog. Deshalb an dieser Stelle vielen Dank für die ganzen Anregungen und auch für den Input der Hersteller, die mich zu geplanten Neuerungen und weiteren Funktionen ihrer Software-Angebote informierten. 

Nun aber weiter mit der Suche nach der passenden Agentursoftware für unseren Kunden:

Mitarbeiterinterviews bringen Licht ins Dunkel

Wir erinnern uns zurück: Nachdem die absoluten Must-Haves geklärt wurden – Plattformunabhängigkeit, ein schickes Design und Funktionalität – sollte es nun in die Details gehen: Was erwartet der Kunde von seiner zukünftigen Software? Was soll sie besser machen als die bisher im Einsatz befindliche selbstprogrammierte Lösung? Und was wünschen sich die Anwender?

Um Antworten auf diese Fragen zu finden, hat die zuständige Projektmanagerin aus dem Hause unseres Kunden interne Interviews geführt. Befragt wurden ausgewählte Anwender aus jeder Abteilung. 

Die erste Frage: „Nennen Sie zehn Funktionen der aktuellen Software, die Sie jeden Tag nutzen.“ Die Antwort fiel deutlich kürzer aus als geplant, denn mehr als fünf Funktionen wurden meist nicht genannt. Dafür waren sich alle Anwender in ihren Antworten einig. Die genannten Funktionen waren:

  • Angebote schreiben
  • Zeiten erfassen
  • Zeiten auswerten
  • Kontakte verwalten (CRM)
  • Projekte und Jobs anlegen

Die Antworten haben mich nicht verwundert, denn es handelt sich um Funktionen, die meiner Meinung nach jede Unternehmenssoftware bereitstellen sollte. Sie gehören schlichtweg zum Standardrepertoire in der ERP-Welt.

„Keine Rechnungen in InDesign mehr.“

Die Antworten auf die Frage: 
„Was stört Sie an der aktuellen Software?“, waren hingehen deutlich spannender:

  • Lange Ladezeiten (Mit steigender Projektzahl wird das System immer träger.)
  • Ständige Systemabstürze
  • Keine zeitnahe Behebung von Bugs (Wir erinnern uns: Es gibt nur einen Programmierer, der das ganze System betreut und den Agenturwünschen gemäß anpasst – dabei aber nicht wirklich hinterherkommt.)

Die Antworten auf die Frage: „Was wünschen Sie sich für die Zukunft?“, lassen sich im Wesentlichen auf drei Punkte herunterbrechen:

  • Schnelleres System
  • Möglichkeit, aus Angeboten Rechnungen zu generieren
  • Durchgängige Projektarbeit innerhalb des Systems

Wenn wir ganz ehrlich sind: Diese Anforderungen sind bei jedem standardisierten System eine Selbstverständlichkeit. Dass man als Projektverantwortlicher auf einen Klick den aktuellen Status verschiedener Projekte abrufen, und so auch überprüfen kann, ob man in time und on budget agiert, ist das, was eine moderne ERP-Lösung ausmacht. Die Wünsche der Anwender sind also durchaus berechtigt und mit Blick auf den Software-Markt leicht zu erfüllen.

Nur so am Rande: Besonders gut gefiel mir die Antwort eines Mitarbeiters, der sich für die Zukunft Folgendes wünschte (wörtliches Zitat): „Keine Rechnungen in InDesign mehr – Zeit sparen.“ Diese Aussage bildet das Problem exakt ab, das ich bereits im ersten Teil dieser Blog-Reihe erwähnt habe: Agenturen arbeiten lieber mit einer schicken Vorlage in InDesign und verzichten dafür auf die praktischen Funktionalitäten einer ERP-Lösung, wenn diese nicht ihren optischen Anforderungen genügt. Dabei kann man beides haben: eine ansprechende Benutzeroberfläche UND ein funktionales System.

Selbstprogrammiert ist nicht das Nonplusultra

Es zeigt sich wieder: Eine selbstprogrammierte Lösung ist nicht das Nonplusultra. Sicherlich ist es schön, wenn die eigenen Wünsche durch einen Programmierer umgesetzt werden. Aber in der Realität sieht das anders aus: Einfach umzusetzende Wünsche können durch den Coder zwar schnell realisiert werden. Doch kommt es bei unserem Kunden bisher auch vor, dass einige Mitarbeiter Monate (oder sogar Jahre!) auf Anpassungen warten, die ihnen die tägliche Arbeit massiv erleichtern würden. Aufgrund der Komplexität lassen diese aber oft auf sich warten. Und der Kollege im Büro nebenan? Der hat in der Zwischenzeit eine nette Idee, die innerhalb eines Tages sofort umgesetzt wird. Einfach weil sie dem Programmierer leicht von der Hand geht. Ganz schön frustrierend, oder?

Wer die Wahl hat …

Auf Basis der bei Solutionbar über die Jahre gesammelten Erfahrungen habe ich eine allgemeine Anforderungsliste an Agentursoftware erstellt. Diese finden Sie hier zum Download

Nachdem unser Kunde die Mitarbeiterinterviews abgeschlossen hatte, ergänzte ich die Liste um die individuellen Anforderungen unseres Kunden. Alle Anforderungen bekamen dann Prioritäten nach dem Prinzip „Muss-Funktion“ und „Nice-to-have-Funktion“ zugewiesen. 

Da die Wünsche unseres Kunden mit jeder der von uns gefundenen Lösungen erfüllt werden können, sind wir in der angenehmen Situation, nun innerhalb der aktuellen Top 10 frei wählen zu können. 

Bei der Wahl der Top 5 haben wir den Fokus auf folgende Kriterien gelegt:

  • Funktionsumfang: Die Agentursoftware beherrscht alle Funktionen die mit “Muss” bewertet sind.
  • Optik: Man wird keine Agentur dazu bringen, mit einer „hässlichen“ Lösung zu arbeiten.
  • Starker Partner: Ein absolutes Muss! Der Software-Anbieter sollte bereits einige Zeit bestehen und als etablierte Größe am Markt agieren. Außerdem sollte der Support überzeugen. 

 

Es wird nochmal gesiebt: Wer kommt zu uns vor Ort?

Den Anbietern unserer Top 5 habe ich nun eine detaillierte Checkliste mit unseren Anforderungen und Fragen zu bestimmten Funktionen, Zeit des Bestehens und vielen weiteren Details geschickt. Ja nachdem, wie die Antworten ausfallen, wird sich unsere Top 5 noch um ein oder zwei Kandidaten verringern.

Die Anbieter, die nach dieser finalen Befragung übrig bleiben, laden wir zu uns vor Ort ein, um eine detaillierte Produktpräsentation zu bekommen. Im persönlichen Gespräch wird dann erörtert, ob die jeweilige Software in Frage kommt.


Wie es weiter geht erfahren Sie hier in Teil 3