Auf der Suche nach der richtigen Agentursoftware (Teil 4)

„Das erste Haus baust du für deinen Feind, das zweite für deinen Freund und das dritte für dich selbst.“ Das Zitat des chinesischen Philosophen Konfuzius hat mich die letzten Tage und Wochen verfolgt. Warum? Manchmal kommt eben alles anders als man denkt – und manchmal ist es ratsam, eine dritte Option in Erwägung zu ziehen, die schon längst vom Tisch war.

Im vorigen Teil dieser Blogreihe hatte ich angekündigt, dass sich unser Kunde in Zusammenarbeit mit uns im Juni entscheiden will, welche Agentursoftware künftig bei ihm zum Einsatz kommen soll. Nun kam aber doch alles anders, als geplant. 

Frische Köpfe helfen, klar zu sehen

Kurz vor den finalen Präsentationen unserer zwei Favoriten setzten wir uns noch einmal mit unserem Kunden zusammen. Dieses Mal war nicht nur das Projektteam dabei, sondern auch die Geschäftsführung der Agentur. Wir präsentierten den Stand der Dinge, stellten unsere Favoriten vor und begründeten unsere Auswahl. In der offenen Runde bemerkten wir dann, dass ein Anbieter doch interessanter für die Anforderungen unseres Kunden ist, als zunächst vermutet. Unser Drittplatzierter kam immer wieder ins Gespräch – zusammen mit Vorteilen, die wir nicht außer Acht lassen wollen. Schnell wurde uns klar: Hier ist eine Software rausgeflogen, in der einige Prozesse echt smart gelöst sind. 

Der Grund für das vorzeitige Ausscheiden ist das Fehlen von zwei Prozessen, die das Programm momentan nicht abbilden kann. Als wir aber in der gemeinsamen Diskussion über diese Mankos sprachen, stellte sich heraus, dass die geforderten Funktionen keine Priorität haben. Im Gegenteil: Ihre Integration ist sowieso erst für das kommende Jahr geplant. Und bis dahin kann sich beim Software-Anbieter noch einiges tun.

Also planten wir kurzerhand um – und schauten uns drei Abschlusspräsentationen an. Unsere Aufgabe für die Software-Anbieter: einen tagesrealistischen Fall auf Basis einer Prozessbeschreibung durch unseren Agenturkunden mit der eigenen Software durchspielen – und zwar mit echten Daten. 

Probe aufs Exempel: Drei Anbieter haben gezeigt, was sie können

Die Prozesse in einer Kreativagentur sind sehr komplex. Meistens… Alles beginnt damit, dass ein Interessent im CRM angelegt wird. Diesem wird ein Angebot unterbreitet. Wird es angenommen, wird der Interessent zu einem Kunden umgewandelt. Der Auftragsprozess wird gestartet. Ressourcen müssen geplant und Eingangsrechnungen erfasst werden. Zwischendurch finden Gespräche mit dem Kunden statt, die dokumentiert und an die betreffenden Abteilungen kommuniziert werden müssen. In der Projektphase gilt es, die Zeiten im Auge zu behalten und dafür zu sorgen, dass alle Mitarbeiter bestmöglich ausgelastet sind (was bei Kreativen übrigens sehr schwer ist, aber dazu später mehr). Am Ende stehen der Projektabschluss und der Versand der finalen Rechnung. Alles in allem eine ganze Menge Holz.

Mit Blick auf diesen komplexen Ablauf kam ich auf eine Idee: Wieso nicht die Hersteller einladen und die Profis einmal zeigen lassen, wie sich diese Abläufe mit ihrer Software abbilden lassen? Und das nicht nur mit irgendwelchen fiktiven Daten. Nein, es sollte ein Prozess nachgespielt werden, der exakt so bei unserem Kunden vorkommen könnte. Jeder unserer drei Favoriten sollte also einen Nachmittag Zeit bekommen, um uns auf die Reise durch die verschiedenen Abläufe – vom Anlegen eines Interessenten bis zum Projektabschluss – mitzunehmen.

Drei Präsentationen, drei Eindrücke, eine Entscheidung

Im dritten Blogartikel aus dieser Reihe habe ich die einzelnen Software-Lösungen anonymisiert gegenübergestellt. Dieses Mal möchte ich es anders machen: Anhand von vier Beispielen zeige ich, was die Anbieter gut und weniger gut gelöst haben.

1. Eindruck

Der erste Eindruck zählt – wirklich! Wie der Software-Anbieter auftritt, kann den Endkunden bereits vor der Präsentation positiv oder negativ beeinflussen. In unseren drei finalen Präsentationen hatten wir beide Fälle.

Da gab es auf der einen Seite die Präsentierenden, die allein durch Optik und Auftritt wie echte Agenturmenschen wirkten. Sie waren mit MacBooks ausgestattet, offen und direkt in der Art sowie mit unserem Kunden und uns auf einer Wellenlänge. Auf der anderen Seite standen die fachlich exzellenten IT-Cracks mit Windows-Laptops. Hier entstand direkt eine Distanz zu unserem Kunden, da die Agentur ausschließlich mit Apple-Geräten arbeitet. 

Die einen bringen eine kurze und knackige Unternehmensvorstellung zu Beginn. Die anderen halten eine viel zu ausführliche Unternehmenspräsentation. Diese war auch noch recht unspektakulär und leider wurde das Unternehmen hinter der Software viel zu ausführlich vorgestellt – z. B. wurde in diesem Zuge von Büros in Dubai und New York erzählt. Das sorgte bei uns allerdings mehr für Verwirrung, als dass es den erhofften Eindruck gemacht hat. 

Für mich stellt sich die Frage: Warum werden Büros in Übersee vorgestellt, wenn man die Zeit doch viel sinnvoller nutzen könnte? Zum Beispiel hätte der Anbieter stattdessen ein paar Agenturen als Referenzen erwähnen können, die die Software ebenfalls nutzen.

2. Kundenbezug

Bevor es in die Abschlusspräsentationen ging, hatten wir genaue Vorstellungen, wie bestimmte Dinge zu laufen haben – besonders was den Bezug zum Kunden angeht. Ich hatte mir sehnlichst gewünscht, dass die Präsentierenden wirklich berücksichtigen, mit wem wir es hier zu tun haben – und uns das auch in ihren Präsentationen zeigen.

Einem Anbieter gelang das richtig gut. Beim Durchspielen des Workflows achtete er detailliert darauf, das Erscheinungsbild der Agentur aufzugreifen. Logo, Schriftfarben, Hintergrund – alles orientierte sich an der Corporate Identity des Unternehmens. Selbst der Hintergrund des Login-Screens wurde mit einem Bild des Agenturteams versehen. Unser Eindruck: Wir haben hier ein professionelles, starkes Produkt, das auch noch gut aussieht.

In einer anderen Präsentation wurde das weniger gut gelöst (oder es wurde einfach nur weniger Zeit investiert). Das Logo der Agentur war zwar eingebaut, allerdings ausgesprochen lieblos. Berücksichtigung der CI? Keineswegs. Und überhaupt: Bevor man das Unternehmenslogo nur notdürftig einbaut, sollte man es lieber gleich bleiben lassen.

3. Intuitivität

Im ersten Teil dieser Blogreihe habe ich betont, wie wichtig eine ansprechende Benutzeroberfläche und die intuitive Bedienbarkeit einer Software für Agenturen sind. Kreative arbeiten gerne mit smarten Tools, die wenige Knöpfe in einem übersichtlichen Interface präsentieren.

Ab einem gewissen Funktionsumfang ist der Anspruch „wenig Knöpfe“ kaum zu erfüllen und eine Software wird dadurch auch weniger selbsterklärend. Das ist die Herausforderung der Software-Anbieter, die den Anspruch haben, eine umfassende Agentursoftware anzubieten: trotz vieler Funktionen eine nutzerfreundliche, übersichtliche Lösung schaffen. 

Eine umfangreiche Agentursoftware wird immer etwas klobig daherkommen. Das bedeutet jedoch nicht, dass sie nicht gleichzeitig auch verständlich sein kann. Der Mensch ist ein Gewohnheitstier und wird den Umgang mit einer Software automatisch verinnerlichen. Außerdem: Wenn die Software-Anbieter es in der Präsentation schaffen, einen Prozess innerhalb weniger Minuten durchzuspielen, wird das auch dem Endkunden gelingen. Übung macht schließlich den Meister.

4. Prozesskompatibilität

Eine Ressourcenplanung, wie man sie aus anderen Branchen kennt, ist für Kreativagenturen eine echte Herausforderung – und ohne den Einsatz einer guten Agentursoftware häufig nicht umsetzbar.

Die große Herausforderung: Kreative controllen, ohne sie einzuschränken. Sie müssen in den digitalen Arbeitsprozess integriert werden, ohne dass der Kreativprozess dabei gestört wird. Für unseren Kunden bedeutet das: Die Software muss über Funktionen verfügen, die sowohl das Controlling der Belegschaft als auch kreatives Arbeiten ermöglicht.

Einer der Software-Anbieter hat diese Herausforderung sehr elegant gemeistert. Er hat verstanden, was es heißt, ein Kreativteam zu steuern – und er weiß, was Agenturprozesse ausmacht. Er hat die Abläufe auf digitalem Weg smart gelöst.

Apropos „smart gelöst“: Unser Kunde hat ein spezielles Abrechnungsverfahren. Der eine Anbieter bot uns hierfür eine Lösung an, die für ein Honorar programmiert werden könnte, welches sich zwischen 8 000 und 10 000 Euro bewegt. Der andere Anbieter hatte bereits eine Lösung für die spezielle Kundenanforderung gefunden und sie uns direkt präsentiert. An dieser Stelle trennt sich dann die Spreu vom Weizen. 

Eine kleine Anmerkung am Rande: Besagter Software-Anbieter hat das Abrechnungsprozedere auch noch besser gelöst, als es die Agentur bisher selbst getan hatte.

Nach der Präsentation: Referenzen anrufen!

Sehr hilfreich waren die Telefonate, die wir mit den Referenzkunden geführt haben. So konnten wir noch das ein oder andere entscheidende Pro oder Kontra auf unserer Vergleichsliste ergänzen. Es waren sehr interessante Aussagen dabei:

  • „Beim Mac hat das System ab und zu seine Probleme.“
  • „Die Integration hat uns an einer bestimmten Stelle* ganz schön ins Schwitzen gebracht.“
  • „Unsere Kontaktdatenbank war wohl umfangreicher als gedacht, daher war es damals ein großer Kraftakt, bis wir es geschafft hatten.“
  • „Ab 17 Uhr erreicht man beim Support oft keinen mehr.“
  • „Das System läuft ohne Probleme auf einem einfachen Mac mini.“
  • „Der tatsächliche Aufwand für die Einführung war dann doch doppelt so hoch wie ursprünglich kalkuliert. War aber auch notwendig. Planen Sie mal mehr ein, das macht in jedem Fall Sinn!“
  • „Die Ressourcenplanung haben wir aus folgenden Gründen* bis heute nicht umgesetzt.“
  • „Das mit den Textvorlagen nutzen wir anders, als das System es vorgibt.“

Und nun die Entscheidung?

Mit jeder Lösung aus den Top 3 lassen sich Agenturprozesse super abbilden. Jede Software hat ihr Für und Wider. Ein guter Zeitpunkt, um die Preise der einzelnen Anbieter zu vergleichen. 

Die Lizenzpreise sind extrem unterschiedlich. Die Preise der Integration sind bei jedem Anbieter nahezu identisch. Und die Supportkosten unterscheiden sich wiederum deutlich. 

Auf den ersten Blick scheinen sich die Preise stark zu unterscheiden. Deshalb rechneten wir die Kosten für unseren Kunden auf das Jahr um und berücksichtigen dabei außerdem spezielle Rabatte, die jeder Software-Hersteller anbietet. So machten wir die Kosten nicht nur vergleichbar, wir stellten außerdem fest, dass die Preisunterschiede marginal sind. 

Das ist Fluch und Segen zugleich. Ein starker Preisunterschied hätte uns die Entscheidung leichter gemacht. So aber haben wir die Qual der Wahl.

Letztendlich wird es wohl eine Entscheidung, die viel mit dem Bauchgefühl zu tun hat. Es stellt sich die entscheidende Frage: „Welche Lösung werden die Mitarbeiter gerne nutzen?“ Dass die Software durch die Anwender auch wirklich genutzt wird, ist am Ende des Tages wichtiger, als dass zwei oder drei Funktionen des einen Tools toller sind als bei der Konkurrenz.

Noch haben wir keine Entscheidung getroffen. Rückblickend muss ich sagen: Es war gut, dass wir vor den Präsentationen der Top 3 ein paar frische Köpfe mit ins Boot geholt haben. Selbst wenn der Drittplatzierte nicht als Sieger hervorgehen sollte, haben wir alle ein besseres Gefühl. Es ist wirklich ärgerlich, wenn nach einer Entscheidung dieser „hätten wir doch“-Gedanke zurückbleibt. Anders als beim Hausbau – um auf das Zitat zu Beginn dieses Beitrags zurückzukommen – sind wir in der schönen Lage, in unserem Auswahlprozess jederzeit einen Schritt zurückzuspringen. Der Estrich ist schließlich noch nicht gegossen!

In Teil 5 dieser Blogreihe geht es ans Eingemachte: Wie schlägt sich der Sieger wirklich? Wie setzt er die Prozesse in der Agentur um? Und wie werden die Anwender mit der Lösung zurechtkommen?

Weiter zu Teil 5