Auf der Suche nach der richtigen Agentursoftware (Teil 5, Finale)

Es ist jetzt fast genau ein Jahr her, da startete ich mit der Blogreihe zum ThemaAuf der Suche nach der richtigen Agentursoftware”. Die Idee für dieses Thema kam mir durch ein Projekt. Eine Kunde von mir eine Agentur mit rund 50 Mitarbeitern suchte nach einer Software, mit der sich die Prozesse in ihrem Hause abbilden, Zeiten erfassen und Projekte managen lassen sollten. Im Zuge meiner Recherchen stellte ich schnell fest: Das Thema ist brandheiß. Denn viele Agenturen sind in der schwierigen Situation, zwar eine breite Auswahl an ERP- und CRM-Systemen vorfinden zu können, die speziellen Agentur-Bedürfnisse kommen bei den klassischen Standardlösungen aber oft zu kurz.

Ursprünglich wollte ich im fünften und letzten Teil 5 der Serie erläutern, wie sich die gefundene Agentursoftware bei unserem Kunden wirklich schlägt und wie die Anwender mit der Lösung zurechtkommen. Doch seit Teil 4 ist viel passiert. Ich habe mehrere Agenturen bei der Suche nach einer passenden Software und deren Einführung begleitet und stellte fest: Bei jeder Agentur fing meine Suche wieder bei null an. Woran das liegt? Vor allem an den Ausgangssituationen, die von Agentur zu Agentur anders sind. Einige Agenturen hatten beispielsweise überhaupt noch nie mit einer Agentursoftware gearbeitet (einer meiner Kunden schrieb seine Rechnung lange Zeit ausschließlich mit InDesign). Bei anderen wiederum gab es bereits eine Software – die Agenturen mussten jedoch feststellen, dass diese den aktuellen Anforderungen nicht mehr gerecht wurde.

Den fünften Teil dieser Blogreihe möcht ich nun dazu nutzen, meine Erfahrungen aus den letzten Monaten zusammenzufassen und ein Fazit aus den gesammelten Erlebnissen mit meinen Agenturkunden zu ziehen. Zugleich möchte ich jedem Agenturinhaber die Angst vor dem Wechsel zu einer neuen Software nehmen. Denn Folgendes konnte ich bei jeder Zusammenarbeit feststellen: Die Umstellung lohnt sich für eine Agentur immer!

Die beliebtesten Agentursoftwares

Eines vorneweg: Es gibt nicht DIE Software, mit der jede Agentur richtig fährt. Schließlich sehen die Prozesse in jedem kreativen Haus anders aus. Auch die Anwender ticken immer unterschiedlich. Dennoch möchte ich Ihnen die Top 3 der Agentursoftwares meiner Kunden nicht vorenthalten. Diese Lösungen sind nicht automatisch die besten, kamen aber bei meinen Kunden besonders gut an.

TEAMBOX, PROAD und QuoJob das sind die drei Software-Lösungen, für die sich die meisten meiner Kunden entschieden haben. Jedes dieser Systeme hat seine Vor- und Nachteile. Das eine ist besonders benutzerfreundlich, das andere hat mehr Funktionen, das nächste glänzt durch eine besondere Individualisierbarkeit. Dennoch: Auch, wenn diese Top 3 besonders gut angekommen ist, kann für Ihre Agentur auch eine andere Software die beste Lösung sein.

Jede Agentur ist anders

Wie anfangs erwähnt, gibt es bei Agenturen verschiedenste Ausgangssituationen. Auf der einen Seite stehen Agenturen, die ihre Prozesse bereits digitalisiert haben. In den letzten Monaten konnte ich feststellen, dass diesen Kandidaten die Umstellung auf eine neue Lösung meist leichtfällt.  

Auf der anderen Seite gibt es die Agenturen, die noch gar keine Software zur Abbildung ihrer Prozesse nutzen. Diese behelfen sich z. B. mit Excel-Listen, handschriftlichen Stundendokumentationen und Rechnungsvorlagen aus InDesign oder Word. Solche Agenturen tun sich mit der Umstellung meist schwerer und doch ist das Fazit jedes Mal das Gleiche. Nach einer gelungenen Software-Implementierung höre ich in zehn von zehn Fällen den Satz: „Warum haben wir das nicht schon früher gemacht?”

Eine vernünftige Software-Recherche und -Umstellung ist mit viel Arbeit verbunden – das steht außer Frage. Doch ich garantiere Ihnen: Die Arbeit lohnt sich! Mit folgendem Beispiel möchte ich diese Behauptung für Sie untermauern:

Bessere Kontrolle und entspannte Nerven durch systematische Zeiterfassung

Besonders mit dem Thema Zeiterfassung haben viele Agenturen zu kämpfen. Die Mitarbeiter empfinden das Nachtragen ihrer abgeleisteten Stunden als lästig. Dabei kann es so einfach sein.

Einer meiner Kunden hat sich für ein Jobmanagement-Tool entschieden. Sobald ein Auftrag reinkommt, wird dieser per Klick an die zuständige Abteilung weitergeleitet und einem Mitarbeiter zur Bearbeitung zugeteilt. Dieser sieht sofort, wie viele Stunden in welchen Kalenderwochen für diesen Auftrag eingeplant sind. Wenn der Mitarbeiter am Ende jedes Arbeitstages seine Stunden auf die zugehörige Projektnummer bucht, sind alle sofort informiert (Projektmanager, Vorgesetzte usw.). Beim nächsten Login weiß der Mitarbeiter sofort, wie viel Zeit er schon für den Job verbraucht hat bzw. wie viel Zeit ihm zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung steht.

Der Vorteil des Jobmanagement-Tools liegt auf der Hand: Die Kontrolle über aufgewendete Arbeitszeiten ist viel genauer. Sollte einmal festgestellt werden, dass ein Auftrag viel mehr Zeit verbraucht, als ursprünglich geplant, kann das Projektmanagement noch rechtzeitig einlenken. Damit wird das wohl größte Problem von Agenturen gelöst. Denn wird der Zeitrahmen aufgrund einer schlechten oder gar fehlenden Zeiterfassungslösung gesprengt, lässt sich mit dem Kunden nicht mehr nachverhandeln. Machen dagegen alle Mitarbeiter ihre Zeiterfassung zeitnah, spart man sich eine Menge Nerven – und auch die Mitarbeiter sind viel glücklicher.

 

So gelingt die Suche nach der passenden Agentursoftware

Die Taskforce

„So geht es nicht weiter, wir brauchen eine vernünftige Agentursoftware!” Wenn Sie diesen Entschluss fassen, sollten Sie zuerst eine Taskforce im Unternehmen aufstellen, die sich um das Projekt Neue Agentursoftware kümmert – und zwar komplett: von der Recherche bis zur Umsetzung.

Diese Taskforce sollte sich aus Mitarbeitern verschiedener Abteilungen zusammensetzen. Dazu gehören Personaler, die Finance-Abteilung, das Projektmanagement und der Designchef. Ganz wichtig und allen voran: die Geschäftsführung.

Im Idealfall holen Sie sich einen Digitalisierungsexperten ins Team. Im Idealfall haben Sie sogar schon jemanden, der sich bereits früher um die Einführung verschiedener Tools gekümmert hat (wie Zeiterfassung, Urlaubsplanung, Bewerbermanagement oder Ressourcenplanung). Dieser Digitalisierungsprofi kann als externer Berater fungieren. Haben Sie in Ihrem Unternehmen bereits einen Profi, der die Prozesse kennt und weiß, was das Unternehmen wirklich braucht? Dann nutzen Sie diese Wissensressource.

Ganz wichtig: Vertrauen Sie auf das Konzept der Taskforce. Viele machen den Fehler und setzen ausschließlich einen Projektmanager auf das Thema an. Doch geht es bei einer Agentursoftware um viel mehr als reines Projektmanagement. Jede Abteilung hat ein Mitspracherecht.

Die Anforderungsliste

In Teil 2 dieser Blogreihe habe ich eine Anforderungsliste zum Download bereitgestellt. Dieses Dokument ist recht umfangreich, ist dadurch aber ein toller Leitfaden, um sich bewusst zu werden, was eigentlich benötigt wird. Ihre Taskforce sollte sich diese Liste in Ruhe vornehmen und entscheiden, welche Funktionen wirklich gebraucht werden und welche Tools für Ihre Bedürfnisse irrelevant sind.

Auf Basis der Anforderungsliste kann die Taskforce nun verschiedenste Agentursoftware-Lösungen vergleichen und überprüfen, ob diese den Anforderungen gerecht werden. Ist bei einem Punkt auf der Liste nicht klar, ob die Lösung diese Funktion bereithält, kontaktieren Sie einfach den Anbieter. Dieser hilft mit Sicherheit gerne weiter.

Die Präsentation und Probe aufs Exempel

Ist die Liste einmal ausgefüllt und mit den in Frage kommenden Anbietern abgeglichen, geht es ans Eingemachte: Laden Sie Ihre Favoriten zu einer Software-Präsentation in Ihr Unternehmen ein. So haben Sie die Chance, jede einzelne Software ausführlich kennenzulernen und die Experten mit Fragen zu löchern.

Im Rahmen einer jeden Präsentation werden Sie schnell bemerken, ob die jeweilige Software (und auch das Team dahinter) zu Ihrer Agentur passt. Häufig stellt sich bei solch einer Präsentation auch heraus, dass eine vermeintlich fehlende Funktion doch existiert oder eine elegante Alternativlösung zur Abbildung des Prozesses gefunden werden kann.

Haben Sie nach den Präsentationen bereits Ihren Favoriten gefunden: Herzlichen Glückwunsch! Falls das nicht der Fall ist und Sie noch zwischen zwei oder drei Lösungen schwanken, ist das kein Grund, den Kopf in den Sand zu stecken. Seriöse Software-Hersteller bieten meist eine kostenfreie Testphase an, in der Sie die Software auf Herz und Nieren testen können. Danach wissen Sie ganz sicher, welche Ihr persönlicher Sieger ist.

Keine Angst haben einfach machen!

Ich kann es nicht oft genug betonen: Nehmen Sie das Projekt Agentursoftware ernst und kümmern Sie sich kontinuierlich darum. Das Projekt sollte niemals liegen bleiben.

Ich kenne das von verschiedenen Agenturen nur zu gut: Ein paar Monate lang wird das Thema Agentursoftware vergessen. Wird dann aber immer deutlicher, dass auf eine neue Agentursoftware nicht mehr verzichtet werden kann, ist es ein echter Kraftakt, wieder an vorher gesammelte Erkenntnisse anzuknüpfen. Daher mein Tipp: Vereinbaren Sie innerhalb der Taskforce einen monatlichen Jour fixe. Bei diesem Meeting verteilen Sie alle anfallenden Aufgaben an die einzelnen Teammitglieder. Beim folgenden Jour fixe werden die Lösungen dann besprochen.

Ja, es stimmt: Die Suche nach der richtigen Agentursoftware ist zeit- und arbeitsintensiv. Aber glauben Sie mir: Mit der passenden Lösung werden die Prozesse in Ihrer Agentur so viel besser, dass auch Ihre Mitarbeiter glücklicher werden. Und keine Angst: Sie bekommen das hin. Ich garantiere Ihnen: Wenn Sie ein zuverlässiges Team auf das Projekt ansetzen, sich kontinuierlich um das Thema kümmern und sich nicht blindlings für eine beliebte Lösung (wie aus der obigen Top 3) entscheiden, werden Sie rückblickend sagen, dass es das alles wert war.

 

Falls Sie auf der Suche nach einer passenden Agentursoftware für Ihr Unternehmen sind und nicht weiterkommen, unterstütze ich Sie gerne bei Ihrem Projekt. Das gilt auch für jeden Prozess, den es in Ihrem Hause zu digitalisieren gilt.