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»The Cloud Diaries« – Unser Umzug in die Cloud.
#2: Warum wir den Status quo hinterfragt haben.

6. November 2018
von Finn Nickelsen

Gastbeitrag von Finn Nickelsen

»Das haben wir schon immer so gemacht« – Der Mensch als Gewohnheitstier.


Ganz traditionell haben auch wir unsere Infrastruktur von Anfang an inhouse bei uns aufgebaut (das war der Standard, früher hatte man halt seinen Server bei sich): Datenserver, Mailarchiv und Mailserver  – das hatten wir alles bei uns im Büro stehen. Im Grunde genommen war das Usus im letzten Jahrzehnt; die meisten unserer Kunden bestanden ebenfalls auf dieses Prinzip. Außerdem gab es wohl noch einen psychologischen Nebeneffekt: Ein Kunde meinte zum Beispiel, er will immer seine Daten bei sich haben. Um notfalls in der Lage zu sein, sie im Starnberger See zu versenken… Wir sind immer misstrauisch, wenn man über etwas sagt, »das haben wir schon immer so gemacht«. Dann ist es nämlich höchste Zeit, das zu hinterfragen!

New work: Arbeit und Zusammenarbeit passieren überall und in Echtzeit


Die große Frage ist doch: Wie passt die Idee der festen Server und festen Orte noch zu unserer Realität? Denn auch, wenn viele Unternehmen es noch nicht so ganz wahrhaben wollen und auf alte Strukturen beharren (von festen Anwesenheitszeiten bis zu Dateien, die tatsächlich physisch vor Ort z.B. von einem Freelancer abgeholt werden müssen…): die Art, wie wir arbeiten, hat sich verändert.  

Früher war die Arbeit innerhalb von Teams sowie im Dienstleister-Auftraggeber-Verhältnis stark getrennt. Heute wächst im Zeichen von Co-Creation und Collaboration alles zusammen. Oft arbeiten wir auch beim Kunden teamübergreifend: Das bedeutet z.B, dass wir immer alle Unterlagen, sprich kundenspezifische Dokumente, dabei haben müssen; natürlich immer die aktuelle Version, online aber auch offline.

Gleichzeitig ist das Büro längst nicht mehr die heilige Denkzentrale, wo alles entschieden und erarbeitet wird. Vieles passiert längst ganz selbstverständlich im Homeoffice, im Zug, im Cafe oder angemieteten Workshop-Räumen jenseits des eigentliches Unternehmenssitzes. Überhaupt sitzen auch Kunde und Experte immer häufiger nicht mal in derselben Stadt. Anstatt einfach “den Dienstleister von nebenan” zu wählen, sucht man gerade bei den immer komplexeren werdenden Themen kritisch aus und wählt den Partner, der am besten zu den eigenen Bedürfnissen passt – ob der seine offizielle Adresse dann in Hamburg, Berlin oder Köln hat, während man selbst in München sitzt, ist zweitrangig.

Überraschung: Du bist schon lange in der Cloud.


Abgesehen davon, dass die Cloud also besser in unsere Zeit passt, weil sie die flexible Arbeitsweise unterstützt, die wir brauchen, stellt sich allerdings auch die Frage: Wie ist eigentlich der Status quo? Nutzen wir die Cloud erst, wenn wir wirklich gezielt dorthin “umgezogen” sind? Oder sind wir am Ende längst Teil der Datenwolke, ohne, dass wir es so richtig bemerkt hätten? Die Antwort: Ja. Wenn wir genau hinsehen, sind wir alle längst mittendrin.

In der Praxis wollen uns das die Leute oft nicht glauben. Wenn wir dann aber zum Beispiel bei unseren Datenschutzprojekten anfangen, das Verarbeitungsverzeichnis zu erstellen, wundern sie sich, wieviele Anwendungen und Systeme heute schon in der Cloud sind: Projektmanagementsysteme (TeamWork), Agentursoftware (Easyjob), Zeiterfassung (Mite), Urlaub (Absence), Buchhaltung (DATEV), Online-Banking, Bewerbermanagement (z.B. Softgarden), Personalmanagement (Personio), Besucherbuch (Proxyclick), Mailserver (Google oder Microsoft oder deine alte gmx-E-Mail-Adresse), Telefonanlage (NFON), CRM (salesforce), Aufgabenplanung (Trello), Newsletter (CleverReach), Cloud-Speicher (Dropbox oder Tresorit), Adressverwaltung (iCloud), Grafikanwendungen (Adobe Creative Cloud), Virenschutz (Bit Defender), MDM (JAMF), Datentransfer und FTP-Server (Wetransfer, OwnCloud)… Wie viele dieser Systeme kommen Ihnen beim Lesen wohl auch vertraut vor?

Fazit: Worauf also eigentlich warten?


Zum einen ist also Zeit, höchste Zeit, die eigene Denkweise und somit auch die eigene Unternehmenskultur zu hinterfragen und anzupacken: denn Collaboration, Co-Creation und Cloud bedingen sich gegenseitig. Zum anderen: Hat man erst einmal realisiert, dass man mit einem Bein ohnehin schon in der Cloud steht, sollte man sich ernsthaft überlegen, ob es nicht Sinn macht, wirklich komplett dorthin umzuziehen.

 

 

»The Cloud Diaries« – Unser Umzug in die Cloud.
#1: Blick hinter die Buzzwords

19. Juli 2018
von Finn Nickelsen

Neue Blogreihe
Gastbeitrag von Finn Nickelsen

Im Herzen sind wir ITler. Die Technologie, mit der wir zu tun haben, hat keine 30 Jahre auf dem Buckel, wenn man sich mal die Themen Personal Computer, Netzwerke und Server ansieht. Unser zweites Steckenpferd, Datenschutz und Informationssicherheit, weist keine zwei Jahre Erfahrungswerte auf. Das heißt: Wir sind daran gewöhnt, dass der Umgang mit den Dingen, mit denen wir zu tun haben, oft erst noch erfunden werden muss, bevor er sich in der Unternehmenskultur festsetzt. Und wisst ihr, was das auch bedeutet? Wir haben eine ziemlich niedrige Hemmschwelle, Neues auszuprobieren. Weil es unserer Auftrag ist, uns ständig weiterzuentwickeln. »Continuous improvement« ist bei uns eingebaut.

Ein ziemlich großer Improvement-Schritt steht bei uns derzeit auf der Agenda: Aus den Erfahrungswerten unserer TISAX- und DSGVO-Projekte heraus, in denen wir uns auch viel mit Workflows beschäftigen, überlegen wir zurzeit, komplett in die Cloud zu ziehen. Wenn man so einen Gedanken heute im Freundeskreis oder geschäftlichen Netzwerk raushaut (»Wir überlegen, mit unserem Unternehmen komplett in die Cloud zu ziehen«), kann man damit echt Eindruck schinden. Auf jeden Fall sind die Kollegen beeindruckt; stellt man sich doch als jemand dar, der im Sturm der Digitalisierung als Cloud-Kapitän den Kurs klar vor Augen hat. Aber wie so oft in Zeiten, in denen alle mit Buzzwords um sich schmeißen, könnte man ja auch schüchtern fragen: Was heißt das eigentlich, in die Cloud ziehen?

Sicher sind noch nicht alle Fragen zur Cloud geklärt – und wie immer muss jedes Unternehmen für sich beantworten, inwiefern die Cloud Sinn macht. Das ist oft ein langer Weg, der mit einem langen Entscheidungsprozess einhergeht. Da wir aus unserer Projektarbeit wissen, dass es vielen Unternehmen genauso geht, wollen wir unseren Entscheidungs- und Umsetzungsprozess mit euch in unserer neuen Blog-Reihe »The Cloud Diaries: Unser Umzug in die Cloud.« Uns geht es dabei unter anderem um folgende Fragen: Was sind eigentlich die relevanten Parameter für die Entscheidung für einen Umzug in die Cloud? Welche Bereiche des Unternehmens betrifft das? Welche Anbieter kommen in Frage? Wie geht das zusammen mit Datenschutz und Informationssicherheit? Gibt es da nicht sogar moralische Bedenken? Wie geht man ein solches Projekt an? Wie läuft es in der Umsetzung? Was für Auswirkungen hat das auf unsere Workflows? Was ist die optimale Lösung für unser Unternehmen? Wir freuen uns, wenn ihr unser Projekt verfolgt, und natürlich auch, wenn ihr uns von euren Themen und Erfahrungen berichtet.

Einige Statistiken und Begriffsklärungen zu Cloud Computing

 

»Cloud Computing« oder »Cloud Services« sind die Buzzwords, die seit ca. 2011 durch die Innovationsforen, durchs Netz und die Tech-Messen geistern. Langsam scheint das Thema im unternehmerischen Alltag angekommen zu sein. Laut einer aktuellen Bitkom-Studie nutzten 2017 bereits 65 Prozent der Unternehmen aller Größenordnungen (20 bis über 2000 Mitarbeiter) Cloud Computing. Was aber heißt das eigentlich, »Cloud Computing«? Welche Services können überhaupt in die Cloud verlagert werden? Auch darüber gibt die Studie Auskunft: Die oben erwähnten Unternehmen, die auf Cloud Computing setzen, nutzen zu 49 Prozent Softwareanwendungen, zu 47 Prozent Datenspeicherung oder Rechenleistung, zu 28 Prozent spezielle Entwicklertools oder Betriebssysteme, zu 23 Prozent Geschäftsprozesse und zu 46 Prozent Bürosoftware als wichtigste Anwendungen in der Public Cloud. Danach folgen Sicherheitslösungen, Groupware und Collaboration.

Ein weiteres wichtiges Unterscheidungskriterium ist das zwischen Private Cloud und Public Cloud. Die Fragen hier sind: Wo liegen die Daten – und wie viel Service ist mit dabei?

In der gemanagten Private Cloud mietet man sich typischerweise von einem Anbieter einfach nur Serverkapazitäten. Das kann zum Beispiel ein Rechenzentrum in eurer Stadt sein, in dem ihr ein oder mehrere Höheneinheiten in einem Serverschrank anmietet. Wie ihr diese nutzt, bleibt euch selbst überlassen. Der Anbieter sorgt nur für Kühlung, Strom und Internet – gegen eine monatliche Miete, die je nach »Serverquadratmeter« im drei- oder vierstelligen Bereich liegt. Die Infrastruktur auf diesem Server baut ihr euch selbst, ganz individuell; ihr genießt die höhere Sicherheit, da ihr den Benutzerkreis einschränkt. Außerdem braucht ihr bei euch im Office noch Hardware: einen Server, z. B. eine Kerioinstallation, und einen Router. Wir hatten zum Beispiel die letzten Jahre unseren Mailserver auf eine Private Cloud ausgelagert.

Eine Public Cloud ist sozusagen das »Rundum-sorglos-Paket“. Ihr holt euch Speicherplatz und die Anwendungen als Service in der Cloud mit dazu (SAAS, Software as a Service) und euer Cloud-Anbieter kümmert sich um alles andere. Es gibt kostengünstige und flexible Abomodelle, die ihr jederzeit an eure betriebliche Auslastung anpassen könnt. Habt ihr zum Beispiel nach einer Spitzenauslastung fünf Leute weniger, bucht ihr die Lizenzen um fünf herunter und zahlt auch weniger.

Eben weil es so flexibel, kostengünstig und einfach ist, gibt es einen Trend hin zur Public Cloud: Laut der oben schon erwähnten Umfrage setzten im abgelaufenen Jahr 44 Prozent der Unternehmen, die Cloud Computing nutzen, Private Cloud Computing ein. Auch gibt es einen Trend bei Private Clouds, ihren Betrieb an externe Dienstleister auszulagern. Nur noch 13 Prozent der befragten Firmen gaben an, die Cloud vollständig in eigener Regie zu betreiben – eine Halbierung innerhalb von vier Jahren. Im anhaltenden Aufschwung zeigte sich außerdem die Public Cloud, deren Einsatz 29 Prozent der Unternehmen meldeten – eine Verdoppelung seit 2014.

 

Dieser erste Beitrag sollte die wichtigsten Begriffe klären und einen Blick darauf werfen, wo das Thema heute in deutschen Unternehmen eigentlich steht. Im Blogbeitrag #2 geht es los mit der eigentlichen Ausgangssituation bei nextwork. Im dritten Blogbeitrag stellen wir euch dann die wichtigsten Anbieter vor und tauchen im vierten Blogbeitrag tiefer ein und stellen euch einen Case über den Anbieter unserer Wahl vor.

 

Viel Spaß – und danke für eure Anmerkungen und Kommentare!