Meine „Road to a COVID-safe Nextwork” (wie wir wieder safe aus dem Homeoffice zurückkehren)

Am 11.3.20 haben meine Mitarbeiter und ich uns ins Homeoffice begeben, und in den letzten Wochen gute Erfahrungen damit gemacht – von einem kurzen Meeting morgens in der virtuellen Cafeteria, gemeinsamen Zoom-Mittagspausen, bis hin zum Treffen in der virtuellen Boaz’n – sogar mit Online-Live-Konzerten. 

Die meisten sind gut klargekommen, jedoch haben wir alle deutlich „Heimweh“ zueinander verspürt – unsere Kultur und das Miteinander, das bei uns schon immer sehr ausgeprägt waren, sind uns einfach abgegangen. Das gilt insbesondere für unsere jungen Mitarbeiter, die alleine leben. Aber auch für diejenigen mit kleinen Kindern – da wurde das Arbeiten aus dem Homeoffice doch manchmal zum Arbeiten unter erschwerten Bedingungen.

Wenn Ihr Euch gerade über genau die gleichen Themen Gedanken macht: hier meine Maßnahmen zur „Road to a COVID-safe Nextwork“, inklusive 2-Stufen-Plan, Fragen-Checkliste und nützlichen Links.

Homeoffice by choice

Allen Mitarbeitern steht es frei, ob und wann sie im Homeoffice oder im Büro arbeiten. 

Autarke Teams

Für den Fall, dass bei uns ein Teammitglied COVID-19 positiv testet, haben wir alle in vier Teams aufgeteilt, die räumlich getrennt voneinander arbeiten – auch wenn alle gleichzeitig im Büro sind. Jedes Team spiegelt im kleinen alle Kompetenzen des Unternehmens wieder und kann so eigenständig handeln: Information Security Consultants, Information Technology Consultants, Data Protection Consultants, Information Technology Support und ein Managing Director.

Genügend Platz im Büro

Unser Raumkonzept ist seit unserem Umbau und Einzug letztes Jahr sowieso so ausgelegt, dass wir ausreichend Platz, einen Open Space, Rückzugsmöglichkeiten, sowie Einzel- und Zweierbüros haben. 400qm / 20 Leute ergibt 20qm Platz für jeden – ein Mega-Sicherheitsabstand. 

Fuhrpark erweitert

Neben Dienstautos haben wir schon seit längerem einen kleinen Fuhrpark an e-Scootern und e-Bikes im Büro. Durch eine Erweiterung durch zwei e-Bikes und einen e-Scooter konnten wir allen eine Alternative zum öffentlichen Nahverkehr anbieten, den manche derzeit noch meiden möchten.

Infektionsschutzhelfer

Sicher hinkt der Vergleich zwischen Datenschutz und Virenschutz. Aber eines weiß ich aus vielen Projekten im Bereich Informationssicherheit und Datenschutz: Es muss jemand da sein, der den Hut aufhat. Und das sind in diesem Fall die Infektionsschutzhelfer.  

Infektionsschutzhelfer verfügen über die wichtigsten Grundkenntnisse in der Verhinderung von Ansteckungen am Arbeitsplatz. Sie sind in der Lage, potenzielle Infektionsherde zu identifizieren – mit Augenmaß und Fachwissen. Mehr noch: Sie können Schutzmaßnahmen erarbeiten, beispielsweise „Was muss wie häufig desinfiziert werden, z.B. Tastaturen und Türklinken?“.  Falls du das nicht eindeutig beantworten kannst: Auf unserer Schulungsplattform Nextwork Academy bieten wir demnächst für unsere Kunden eine Online-Schulung zum/zur Infektionsschutzhelfer*in.

Gesichtsmasken genäht

Schon seit Mitte März haben meine Kinder fleißig Gesichtsmasken in Kleinauflagen genäht, jeder Mitarbeiter hat eine passgenaue Maske bekommen. Eine schnelle Hilfe, bevor sowieso jeder Laden in der Stadt seine eigene Kollektion an Community-Masken am Start hatte.

Antikörpertest

Ich habe mitbekommen, dass in unserem Team oft Mutmaßungen geäußert wurden, ob man jetzt schon Corona hatte. Dieser Schwebezustand ist ja für uns alle schon seit Wochen schwer zu ertragen; man will doch gerne Gewissheit haben. Also habe ich eine Umfrage gestartet, wer im Team Interesse an einem Antikörpertest hat: ca. 75% sagten ja. Daraufhin habe ich für alle Mitarbeiter ein Testset bestellt, das innerhalb von zwei Tagen ein sicheres Ergebnis liefert. Jeder der möchte, macht nächste Woche selbst einen Test. Es gibt inzwischen mehrere Anbieter. Wir haben Lykon (sehr ansprechendes Testset, gut gemachte Erklärung Schritt für Schritt) gewählt und es hat auch super geklappt. Mit diesem Link gibt es 20% Rabatt.

3-Stufen-Plan

Abgesehen von der Gesetzeslage stehe ich auf dem Standpunkt, dass jedes Unternehmen einen Plan, für eine geordnete Vorgehensweise parat halten sollte – viel zu viele hat die Pandemie völlig unvorbereitet getroffen. Fest steht: Hygiene-Regeln sollten Teil eines jeden Managementsystems sein (steht schon immer im Control 17.1). 

Hier jetzt unsere Vorgehensweise.

Roadmap to a COVID-safe Nextwork

Für Nextwork haben wir uns in einem 3-Stufen-Plan ganz genau überlegt, wann wir was wie umsetzen. Und dies haben wir immer zeitnah dem Team erläutert:

Generell gültig für jeden Step
– Abstände (1,5m gehend, 2m sitzend) einhalten
– Besonders auf Hygiene achten
– Zuhause bleiben wenn krank
– Hast- und Niesetikette einhalten

Step 1 (11.03. bis 10.05.2020)
– Das ganze Team arbeitet aus dem Homeoffice
– alle unsere Dienstreisen wurden abgesagt
– alle Meetings durch Videokonferenzen ersetzt

Step 2 (seit dem 11.05.)
– Freiwillig Homeoffice oder Büro
– Vier autarke Teams (räumlich getrennt)
– Infektionsschutzhelfer in jedem Team
– Schulung Infektionsschutz für alle Mitarbeiter
– Freiwilliger Antikörpertest für das ganze Team
– Kundenbesuche wenn möglich vermeiden
– Dienstreisen wenn möglich vermeiden
– Kunden-Meetings durch Videokonferenzen ersetzen

Step 3 (geplant ab Juni/Juli bis Jahresende)
– Freiwillig Homeoffice oder Büro
– Kundenbesuche wenn möglich vermeiden
– Dienstreisen wenn möglich vermeiden
– Kunden-Meetings durch Videokonferenzen ersetzen

Fragen-Checkliste

Als Grundlage für deinen eigenen 3-Stufen-Plan hier ein paar wesentliche Fragen, auf die es eindeutige Antworten geben sollte, um einen Schlingerkurs und Rumgeeiere zu vermeiden und allen Mitarbeitern Orientierung und Klarheit zu geben:

  • Ist mit allen Verantwortlichen im Unternehmen ein gemeinsames Vorgehen abgestimmt?
  • Kann der Mindestabstand (1,5m) zwischen Mitarbeitenden gewährleistet werden?
  • Existiert eine verlässliche Vertreter-Regelung, damit bei einem Ausfall eines Mitarbeitenden die Aufgaben weiter geführt werden können?
  • Sind Betriebsanweisungen erlassen und kommuniziert worden? Haben Mitarbeitende die Kenntnisnahme quittiert?
  • Sind ausreichend Reinigungs- und Desinfektionsmittel vorhanden?

Drei nützliche Links

1. Nextwork unterstützt als Partner die Gemeinschaftsaktion #Infektionsschutzhelfer. Die Ausbildung zum Infektionsschutzhelfer dauert 20 Minuten. Sie beinhaltet einen interaktiven Online-Kurs plus eine Prüfung. Du erhältst ein Zertifikat über die erworbenen Kenntnisse. Hier geht es zum Online-Kurs.

2. Deutlich umfangreicher ist der „SARS-CoV-2-Arbeitsschutzstandard” des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales

3. Antikörpertest von Lykon. Es gibt mehrere Anbieter, aber wir haben Lykon gewählt und waren sehr zufrieden. Mit diesem Link gibt es 20% Rabatt.