Gastbeitrag von Finn Nickelsen
Der Praxisbericht über den Umzug und unseren Alltag in der Cloud.
Im ersten Teil unserer »Cloud-Diaries« haben wir einen »Blick hinter die Buzzwords« geworfen. Im zweiten haben wir verraten, »Warum wir den Status quo hinterfragt haben« und dass die Meisten von uns, oft auch nicht wissentlich, schon längst in der Cloud wohnen. Heute berichten wir über unsere eigenen Erfahrungen.
Ihr wollt wissen, welches System das richtige ist? Wie man den Umzug in die Cloud in der Praxis durchführt? Oder wie man Datenschutz- und Informationssicherheit im Arbeitsalltag umsetzt? Dann lest hier weiter.
Ok, lasst uns umziehen. Aber: Wohin jetzt eigentlich genau?
Sobald die Entscheidung für den Umzug in die Cloud gefallen ist, stellt sich die Frage, welche „Wolke“ wohl die richtige ist. Bei genauerer Betrachtung stellt sich die Frage dann aber doch nur bedingt: Denn wer die Cloud professionell nutzen will und eine gute Business Lösung sucht, hat im Wesentlichen die Wahl zwischen Microsoft und Google. Wir haben uns für die Google Cloud entschieden. Vor allem, weil es für uns wichtig ist, jederzeit die Kalender der Kolleginnen und Kollegen auf den iOS-Geräten einsehen zu können. Das ist mit der Cloud-Computing-Software G Suite problemlos möglich.
Kann der Server weg? Gibt es uns jetzt wirklich nur noch virtuell?
Die Frage aller Fragen, wenn es an den Umzug in die Cloud geht. Und »Jein« lautet die Antwort. Der E-Mail Server verschwindet in jedem Fall komplett in der Cloud. Ansonsten gilt: Unternehmen, wie zum Beispiel Kanzleien oder Beratungsunternehmen, deren Daten vor allem auf Text basieren und die entsprechend mit überschaubarem Datenvolumen arbeiten, können getrost auf einen physischen Server verzichten und sich komplett virtuell einrichten.
Neben der Google Cloud raten wir in puncto Backup zudem immer zu einer zusätzlichen Sicherung, die aber auch eine Cloud-Lösung sein kann.
Unternehmen wie etwa Agenturen, die mit großen Bild- und Videodateien arbeiten, werden auch weiterhin einen physischen File-Server brauchen. Denn obwohl die Cloud theoretisch genügend Speicherplatz bietet, ist ein Arbeiten mit annehmbaren Ladezeiten derzeit technisch noch nicht möglich (zumindest nicht bei uns in Deutschland).
Ob es noch einen physischen Server gibt oder nicht – eins steht fest: Die tägliche Zusammenarbeit mit Kollegen in Teilzeit oder auf Reisen sowie das Sharen von Dokumenten mit Freelancern und Kunden in anderen Städten wird durch den Umzug in die Cloud in jedem Fall leichter.
Die Stunde der Wahrheit: Wie ziehen wir denn jetzt ganz konkret um? Und welche Daten nehmen wir mit?
Wir haben vor dem Umzug erst einmal eine Testversion genutzt, um mit dem System warmzuwerden. Dann haben wir ordentlich ausgemistet. Und dann einen Kaltstart hingelegt.
Das ist auch unsere Empfehlung. Je weniger Daten umgezogen werden müssen, desto einfacher. Davon abgesehen: Es müssen sowieso nicht so viele Daten umgezogen werden. Die E-Mails befinden sich ohnehin im E-Mail Archiv. Und die Kalender werden neu befüllt.
Und wie steht es mit Datenschutz und Informationssicherheit? Geht das in der Cloud überhaupt?
Für sensible und verschlüsselte Daten nutzen wir ergänzend zur Google Cloud eine eigene nextcloud. Diese wird in Deutschland gehostet und von uns selbst verwaltet.
Solch eine Lösung empfehlen wir auch unseren Kunden. Ansonsten gilt: alle Unterlagen, die keine sensiblen Daten oder Informationen enthalten, können bedenkenlos in der Google Suite gespeichert werden: etwa Blanko-Vorlagen aller Art.
Darüber hinaus gelten in der Cloud keine anderen Regeln, als die, die man kennt: Dokumente sollten im Tagesgeschäft anonymisiert werden. Statt echter Kundennamen nutzt ihr zum Beispiel Kürzel oder Codenamen. Zusätzlich müssen Dokumente mit schützenswerten Inhalten immer verschlüsselt werden.
Wie gesagt: Die Frage, welche Inhalte geschützt werden müssen oder wie gut die Idee ist, eine unverschlüsselte Datei per E-Mail oder WeTransfer zu verschicken – das sind Fragen, die sich auch jenseits der Cloud stellen. Und die jeder für sich im Einzelfall abwägen muss. Im Zweifel einfach diesen vertraglichen Bedingungen, die ihr mit dem Kunden vereinbart hat, abgleichen.
Hand auf’s Herz: Lohnt sich der ganze Kraftakt? Unser Fazit: Auf jeden Fall.
Für uns war der Umzug in die Cloud die richtige Entscheidung. Wir sind oft auf Reisen. Wir arbeiten von München und von unterwegs aus. Wir besuchen Kunden und Partner in ganz Deutschland. Jederzeit auf alle Dokumente zugreifen zu können, die man gerade braucht, ist eine enorme Erleichterung.
Zugleich ist das eine Verbesserung für unseren Workflow: Statt vieler Insellösungen, wie wir sie vorher verwendet haben, bietet die G Suite alle Tools, die man braucht – und das über EINE Benutzeroberfläche und mit EINEM Passwort.
Abschließend gibt es noch eine ganz frische Anekdote: Kürzlich mussten wir wegen Umbauarbeiten zwei Tage komplett ohne Internet arbeiten – waren aber trotzdem voll arbeitsfähig. Wie das möglich war? Jeder konnte mit seinem Smartphone einen Hotspot öffnen. Über diese Internetzugangspunkte war dann ein Zugriff auf alle Dokumente in der Cloud möglich. Wären wir zu diesem Zeitpunkt nicht schon in der Cloud gewesen, hätte das so nicht funktioniert.