Auf der Suche nach der richtigen Agentursoftware (Teil 1)

Wer braucht eigentlich eine (neue) Agentursoftware?
Zur Beantwortung dieser Frage, müssen wir erst mal einige Schritte zurückgehen – genau genommen zu den Anfängen einer Agentur. In der ersten Zeit, wenn ein neues Unternehmen gegründet wird, laufen die kaufmännischen Prozesse schon irgendwie. Irgendwie werden Angebote und Rechnungen geschrieben, irgendwie die Kundendatensätze verwaltet, irgendwie aufgewendete Zeiten dokumentiert und irgendwie klappt es auch immer mit dem Controlling.

Am Anfang war die Excel-Tabelle
Bei den meisten Agenturen bedeutet dieses „irgendwie“ in der Regel den Einsatz von Excel-Tabellen. In diesen werden dann alle Daten gepflegt. Und die Kreativen freut’s, denn die Tabellen lassen sich hübsch und ansprechend gestalten. Für Agenturen, in denen viele kreative Menschen arbeiten, welche sich ein schön gestaltetes Produkt wünschen, ist das zunächst ein Pluspunkt.

Apropos schön gestaltet: In meiner beruflichen Laufbahn als Geschäftsführer eines IT-Unternehmens habe ich schon oft erlebt, dass sich unsere Kunden aus dem Agenturumfeld ihre Tabellen mit InDesign statt mit Excel bauen – auch wieder im Sinne einer schicken Optik. Wirklich alltagstauglich ist das aber nicht. Denn im Gegensatz zu Excel ist InDesign ein reines Gestaltungsprogramm. Es kann noch nicht einmal rechnen. Hier stehen ansprechendes Design und zeitsparende Funktionalität in einem krassen Gegensatz zueinander.

Alternativen zu Excel & InDesign: ERP-Einzellösungen & Eigenentwicklung
Meiner Erfahrung nach, arbeiten etwa 70 Prozent der kleineren Agenturen mit Excel-Tabellen oder InDesign-Vorlagen. Und was macht der Rest? Der hat zum Beispiel eine spezielle ERP-Lösung im Einsatz, mit der er aber unglücklich ist. Und zwar aus verschiedenen Gründen: Entweder ist die Lösung schon viele Jahre im Einsatz und kann den neu gewachsenen Ansprüchen der Agentur nicht mehr gerecht werden. Oder man hat sich zunächst auf eine Lösung konzentriert, bei neuen Anforderungen eine zweite mit ergänzenden Funktionalitäten hinzugenommen, dann eine dritte – und verlor sich irgendwann im mehr oder weniger gelungenen Zusammenspiel dieser vielen Einzellösungen.

Dann gibt es die Agenturen, die versuchen, von Anfang an alles perfekt zu machen: mit einer selbstprogrammierten Eigenlösung, die exakt den individuellen Anforderungen und Vorstellungen entspricht. Die Vorteile einer solchen Eigenentwicklung sind nicht von der Hand zu weisen. Sie lässt sich beispielsweise auf die individuellen Abläufe der Agentur perfekt anpassen. (Schließlich arbeitet jede Agentur anders. Man denke allein an die vielen unterschiedlichen Agenturtypen wie PR-, Design- oder Werbeagentur.)

Wächst die Agentur und benötigt deshalb neue Funktionalitäten, können diese einfach programmiert und das Tool um neue Module ergänzt werden. Und zu guter Letzt können die Bedüfnisse aller Anwender bei der Programmierung berücksichtigt werden.

Doch ist nicht alles Gold was glänzt. Eine Eigenentwicklung birgt nämlich auch ihre Tücken. Und die mussten sowohl mein IT-Unternehmen als auch einer meiner Kunden am eigenen Leib erfahren.


Status quo oder der Nachteil einer Eigenentwicklung

Unsere eigenen Probleme …
Bei Solutionbar hatten wir viele Jahre lang eine individuell programmierte Lösung im Einsatz. Zunächst war es ein einfaches Ticketsystem, aber mit der Zeit wuchs die Software immer weiter. Nach dem Ticketsystem wünschten wir uns eine Zeiterfassung. Dann eine Möglichkeit, Angebote zu schreiben. Dann ein CRM. Dann ein Rechnungsmodul. Schritt für Schritt wuchs unsere Eigenentwicklung von einem Ticketsystem zu einer komplexen Lösung. Der Haken: Je mehr dazuprogrammiert wurde, umso mehr Probleme traten auf. Gab es einen Bug und wurde dieser durch den beauftragten Programmierer behoben, folgte kurze Zeit später das nächste Problem.

Erschwerend kam hinzu, dass sich das Programmierer-Team, das wir ursprünglich auf die Entwicklung und Programmierung unserer Eigenentwicklung angesetzt hatten, auflöste. Zuletzt blieb nur noch ein Programmierer übrig, der künftig alle Anpassungen und Bug-Beseitigungen selber stemmen musste. Die Abhängigkeit von einer einzigen Person brachte weitere Schwierigkeiten. Fehler wurden nicht mehr innerhalb weniger Stunden, sondern erst nach Wochen behoben. Die Anforderungsliste an neue Funktionen wuchs, der Programmierer kam aber nicht hinterher. Und plötzlich verkündete der Freelancer auch noch, dass er sich komplett aus dem IT-Geschäft zurückziehen möchte.

Für mein Team und mich war spätestens jetzt klar: Wir müssen uns von der Ein-Mann-Lösung verabschieden und zu einer standardisierten Lösung wechseln. Unsere Wahl fiel letztendlich auf das ERP-System weclapp, das nun seit rund zwei Jahren bei Solutionbar im Einsatz ist.

Schnell erkannte ich die Vorteile der standardisierten Cloud-Lösung: Ein Tool, das stetig weiterentwickelt wird und auf die Bedürfnisse zahlreicher Kunden zugeschnitten ist, funktioniert meist besser, als eine Lösung, die nur auf Basis eigener Vorstellungen entsteht. Auf einige Funktionalitäten in der weclapp-Software wären wir selbst nie gekommen. Jetzt sind wir aber froh, dass es sie gibt und wollen sie im Arbeitsalltag nicht mehr missen.

… und die unseres Kunden
Doch warum schreibe ich das jetzt alles? In diesem Beitrag soll es schließlich um die Dokumentation der Einführung einer ERP-Lösung bei einem unserer Agentur-Kunden gehen.

Ganz einfach: Unser Kunde hatte genau die gleichen Schwierigkeiten wie wir. Auch er setzte auf die Eigenentwicklung und auch er arbeitete mit dem Programmierer-Team (und später dem einzelnen Programmierer) zusammen, das auch für uns tätig war.  Genau genommen arbeitete der Kunde mit einer selbstprogrammierten Lösung auf Basis der Solutionbar-Lösung.

Unser Kunde startete als kleine Agentur mit rund zwanzig Angestellten. Heute arbeiten mehr als doppelt so viele Leute in dem Laden. Die Anforderungen an das ERP-System wurden also immer größer. Und was ist passiert? Die Strukturen der Software wurden nach und nach so komplex, dass die Lösung förmlich zu explodieren drohte. Der übriggebliebene Programmierer kam nicht mehr hinterher – und traute sich an einige Funktionen gar nicht mehr ran.

Und jetzt kommen wir ins Spiel: Denn besagte Agentur möchte nun eine neue Agentursoftware haben. Wir helfen bei der der Auswahl und der Zusammenstellung der Anforderungen, bei der Suche nach einem passenden Anbieter und schlussendlich bei der Implementierung des neuen Systems.

Dokumentation: Die Einführung eines ERP-Systems

Erster Schritt: Anforderungen definieren

Drei Kriterien stehen für uns bereits fest: Die neue Software für unseren Kunden muss plattformunabhängig betrieben werden können, funktional sein und schick aussehen. Gerade Letzteres ist in der Agenturwelt ein absolutes Muss. Auch wenn etwa ein Steuerberater mit dem Grüngrau von DATEV gut klarkommen mag – Kreative brauchen Lösungen, die eine rechtskonforme Arbeitsweise zulassen UND dabei gut aussehen.

Schaut man sich mit diesen Anforderungen das äußerst komplexe Angebot an ERP-Systemen an, bricht ein Großteil bereits weg:

  • Plattformunabhängig ohne Client-Installation: Wir brauchen eine browserbasierte Lösung, die unabhängig vom Betriebssystem genutzt werden kann. Somit fallen alle Lösungen, die zunächst auf den Rechnern der Anwender installiert werden müssen, raus.
  • Schick ist das Ganze, wenn es den Ansprüchen von Designern bzw. Design-Agenturen standhält. Das heißt: Das User Interface muss nicht nur übersichtlich sein und durch seinen modularen Aufbau eine intuitive Bedienung zulassen – sondern es muss auch ansprechend gestaltet sein. „Ansprechend“ ist ein Tool dann, wenn es nach einem durchdachten Designkonzept – von der Menüführung über die eingesetzten Icons bis hin zu verschiedenen Schriftarten und -größen – gestaltet ist.
  • Funktional ist die Lösung, wenn sie den Anforderungen einer Agentur gerecht werden kann. Das heißt: die Agentur muss in der Lage sein, mit dem System einen Pauschalauftrag abbilden oder eine Kostenschätzung für eine Abrechnung nach Stunden abgeben zu können. Und hier wird es knifflig: Kommen Freelancer und andere Fremdleistungen (wie etwa die Zusammenarbeit mit einer externen Druckerei) ins Spiel, müssen auch die dadurch entstehenden Kosten von der ERP-Lösung berücksichtigt werden. Genau das fehlt unserem Kunden aktuell.

Derzeit ist unser Kunde dabei, eine Anforderungsliste zusammenzustellen. Über Mitarbeiterinterviews wird ermittelt, welche Funktionen derzeit zur Verfügung stehen, was an diesen gut oder schlecht ist und welche weiteren Funktionen dringend benötigt werden. Auf Basis der gesammelten Anforderungen werden wir dann ein Lastenheft erstellen und uns auf die Suche nach dem passenden Anbieter machen. (Mehr zu den Anforderungen finden Sie im Abschnitt „Welche Anforderungen gibt es?“)

Außerdem werden wir nur Anbieter in Betracht ziehen, die

  1. bereits mehrere Jahre am Markt etabliert sind und ihre ERP-Software kontinuierlich weiterentwickeln,
  2. ein ansprechendes Interface-Design ihrer Lösung vorweisen können und
  3. über gute Referenzen von anderen Agenturen verfügen.

Mit diesen bereits bestehenden Anforderungen habe ich mir einen ersten Überblick über Systeme verschafft, die von sich behaupten, Agentursoftware zu sein. Insgesamt habe ich weit über 100 solcher Lösungen gefunden. Das Branchen-Magazin PAGE hat im Mai 2015 ein Extra Booklet: Agentursoftware für die Kommunikations- und Designbranche veröffentlicht. Leider ist dieses Booklet aber nur eine Anzeigenplattform für einige wenige Hersteller, die dort einen Anzeigenplatz gebucht haben.

Eine viel bessere Auswahl hat dagegen das Portal Agentursoftware-Guide zusammengestellt. Hier hat die Autorin und Agentursoftware-Beraterin Heike Mews sehr übersichtlich jede Lösung mit ihren Funktionen verglichen. Auch ist hier sehr gut ersichtlich, welche Server-Technologie die jeweilige Software verwendet.

Nach intensiver Recherche, konnte ich die Anzahl der in Frage kommenden Tools auf knapp 10 Prozent eingrenzen. Ich habe dabei alle Systeme gestrichen, die aus meiner Sicht keine Agentur-Prozesse abbilden können bzw. nicht für unseren Kunden in Frage kommen.

Hier kommt meine aktuelle Top 10
(browserbasiert, schick, funktional)

Logo Produkt Markteinführung Cloud/SaaS Inhouse Server Interfacedesign Funktionsumfang
PROAD-agentursoftware PROAD 1988 (✓)
(Kunden Webserver)
★★★☆☆ ★★★★★
TEAMBOX-agentursoftware TEAMBOX 2005
(Deutschland)
★★★★☆ ★★★★☆
easyJOB-agentursoftware easyJob 1998
(Deutschland)
★★★☆☆ ★★★★☆
QuoJob-agentursoftware QuoJob 2001
(Deutschland)
★★☆☆☆ ★★★★☆
kbm-pro-agentursoftware KBMpro 2004 (✓)
(Kunden Webserver)
★☆☆☆☆ ★★★★☆
agentursoftware poool 2014
(Deutschland)
★★★★★ ★★★☆☆
troi-agentursoftware Troi 2001 (✓)
(Kunden Webserver)
★★★★★ ★★★☆☆
„weclapp-agentursoftware" Weclapp 2012
(Deutschland)
★★★☆☆ ★★★☆☆
HQ-Simplified-Business-Agentursoftware HQ Simplified Business 2011
(Deutschland)
★★☆☆☆ ★★★☆☆
„moco-agentursoftware" MOCO 2010
(Schweiz)
★★★★★ ★★☆☆☆

 

Wie es weiter geht erfahren Sie hier in Teil 2