Auf der Suche nach der richtigen Agentursoftware (Teil 3)

Knapp sechs Wochen ist es her, da stellte ich auf dem Solutionbar-Blog unsere Anforderungsliste an eine Agentursoftware vor. Zum Hintergrund: Aktuell suchen wir für einen unserer Kunden eine passende ERP-Lösung, mit der die Abläufe im Agenturalltag künftig effizient abgebildet werden können.

Nachdem ich im zweiten Teil alle Anforderungen an dieses Tool zusammengestellt und die Auswahl auf fünf Anbieter eingeschränkt habe, soll es heute um die Präsentationen der vier Favoriten gehen. Denn die letzten Tage und Wochen haben wir (der Kunde und ich) damit verbracht, die infrage kommenden Anbieter persönlich zu treffen und uns ihre Lösungen präsentieren zu lassen. Im Anschluss an diese Gespräche, konnten wir den Anbieter aussieben, der die Anforderungen unseres Kunden nicht erfüllt. Die übrigen drei Lösungen werden schließlich noch einmal im Detail betrachtet, um eine finale Entscheidung treffen zu können. 

Bevor es nun aber ans Eingemachte geht, eine Anmerkung: Wer selbst nach einer geeigneten Agentursoftware für sein Unternehmen oder das eines Kunden sucht, sollte nicht einfach nur auf den vierten Teil der Blogreihe und unseren Sieger warten. Jede Agentur arbeitet anders (wenn auch ähnlich) und hat deshalb unterschiedliche Anforderungen bzw. Prioritäten. Unsere Auswahl kann somit nicht als das Nonplusultra für jeden Anspruch betrachtet werden. Für unseren jetzigen Kunden mag die gefundene Software perfekt sein, bei einer anderen Agentur wäre unsere Entscheidung möglicherweise anders ausgefallen.

Noch eine Sache zum Thema Preis: Bei der Auswahl einer geeigneten Agentursoftware haben weder der Kunde noch wir von Solutionbar den Preis auf die Prioritätenliste gesetzt. Sicherlich spielt der Investitionsbedarf in eine neue Software am Ende des Tages durchaus eine Rolle, doch wollten wir uns während des Auswahlprozesses nicht von den Preisen ablenken lassen. Diese sind sowieso bei den meisten Anbietern nicht direkt einsehbar. Sprich: Ein individuelles Angebot holen wir uns erst dann ein, wenn sich unsere Auswahl auf zwei Anbieter reduziert hat. 

Übrigens nenne ich die Namen der Anbieter im Weiteren bewusst nicht. Ich möchte lediglich einen Einblick in unseren Auswahlprozess liefern und niemanden „in die Pfanne” hauen. Unser Sieger wird jedoch bekannt gegeben.

Vier Anbieter – vier Präsentationen – vier komplett unterschiedliche Eindrücke

Im letzten Beitrag habe ich eine Top 5 zusammengestellt. Nachdem wir die ausgefüllte Anforderungsliste von den Anbietern zurückerhalten hatten, flog eines dieser fünf Tools raus. Eine Integration der E-Mail-Konten (und somit eine Übergabe geschäftlicher E-Mails an Kollegen oder ganze Teams) war bei dieser Lösung nicht möglich, für unseren Kunden aber ein absolutes Muss.

Wir haben also insgesamt vier Software-Anbieter eingeladen, damit Sie Ihre Lösungen präsentieren. Das Ergebnis in aller Kürze: Einer war komplett am Thema vorbei, zwei haben ihre Sache gut gemacht und einer war einfach perfekt.

Präsentation Nummer 1: Mehr drin, als zunächst vermutet

Wir luden zunächst den Anbieter ein, der bei uns am stärksten auf der Kippe stand. Wir erhofften uns nicht allzu viel, wurden aber positiv überrascht. Zum einen, weil die Präsentation durch und durch gelungen war: Der Chef des Software-Unternehmens kam extra bei uns vorbei, konnte uns zu jeder Frage Rede und Antwort stehen und glänzte durch Kompetenz und breites Expertenwissen. Zum anderen überzeugten uns folgende Funktionen:

  • Die Software lässt sich intuitiv bedienen. Der User bekommt schnell das Gefühl, mit der Lösung klarzukommen und die Arbeit arbeitet gerne mit ihr. Zudem ist die Software keinesfalls überladen und daher sehr übersichtlich.
  • Die Software hat eine ansprechende Benutzeroberfläche. Das ist für unseren Kunden ein absolutes Muss. Denn wie bereits im ersten Teil dieser Blogreihe erläutert, ist das Design gerade in der Kreativbranche ungemein wichtig.
  • Die Software ist für Agenturen ausgelegt. Sie ist als Agentursoftware gewachsen und wurde in Zusammenarbeit mit Agenturen programmiert. Das ist bei jedem Bedienungsschritt zu spüren.

Allerdings gibt es auch ein paar Kleinigkeiten, die nicht ganz passen:

  • Es gibt keine E-Mail-Integration. Das Empfangen und Beantworten von E-Mails innerhalb des Systems ist nicht möglich. Auch das Zuweisen von Nachrichten an andere Teammitglieder im Sinne einer transparenten Kommunikation entfällt.
  • Die Software verfügt über kein deutsches Sprachpaket. Bei dem Anbieter handelt es sich um ein österreichisches Unternehmen, das besonders viele Kunden in der Schweiz hat. Dementsprechend sind viele Begriffe für uns nicht eindeutig zu verstehen.

Der letzte Punkt mag vielleicht etwas befremdlich klingen, deshalb ein kleines Beispiel: Wird ein Vorgang durch einen Kunden beauftragt, wird er innerhalb dieser Lösung als definitiv gekennzeichnet. Ein Vorgang ist definitiv. Klingt schon seltsam, oder? Solche Begrifflichkeiten haben bei uns für Verwirrung gesorgt.

Trotz des schweizerischen Vokabulars und der fehlenden E-Mail-Verwaltung hat die Lösung insgesamt einen sehr guten Eindruck auf uns gemacht. Allerdings spielt die transparente digitale Kundenkommunikation eine wichtige Rolle für unseren Kunden. Deshalb mussten wir uns gegen diesen Anbieter entscheiden.

Präsentation Nummer 2: Träges System und mangelhafte Kommunikation

Vom nächsten Anbieter hatten wir uns mehr erhofft, als dann kam. Warum? Weil sein digitaler Auftritt einfach großartig ist! Das Marketing hat hier ganze Arbeit geleistet. Besser kann man sich nicht aufstellen – und unsere Anforderungen waren dementsprechend hoch.

Leider lief schon vor der Präsentation einiges schief. Als es darum ging, einen gemeinsamen Termin zu finden und ich beim Unternehmen anrief, wusste man im Vertrieb nicht, wer ich bin. Die Kommunikation zwischen Marketing und Vertrieb überzeugte also schon mal nicht. Auch die Angaben des Anbieters auf unserer Anforderungsliste ließen uns skeptisch werden. Das System sollte tatsächlich sämtliche Funktionen bieten können, die auf unserer Liste stehen? Klingt zu schön, um wahr zu sein … und das war es dann leider auch.

Interessant war auch die Planung der Präsentationsdauer: Wir gaben jedes Mal ein Zeitfenster von einer Stunde vor. Alle Anbieter sagten uns, dass diese Zeit nicht ausreichen würde, weshalb wir meist zwei oder mehr Stunden für die Präsentation ansetzten.

Lediglich bei dieser Präsentation gab man sich mit dem von uns vorgegebenen Zeitrahmen zufrieden und ging davon aus, uns die Software mit all ihren Funktionen in einer Stunde nahebringen zu können. Das war viel zu knapp kalkuliert, wie sich später herausstellen sollte. Doch war das nicht das einzige Problem. 

Kopfzerbrechen bereiteten uns vor allen Dingen die folgenden Punkte:

  • Die Software hat gefühlt tausend Knöpfe. Nicht unbedingt übersichtlich und gerade für Einsteiger eher abschreckend.
  • Jeder Knopf lädt ein neues Fenster. Das bedeutet: Im Verlauf der Präsentation hatten sich nach nur wenigen Arbeitsschritten parallel bereits zehn Fenster geöffnet. Auf Rückfrage wurde uns dieses Manko als Multi-Window-Feature verkauft.
  • Das System ist langsam. Zumindest während der Präsentation konnte die Lösung nicht gerade durch Geschwindigkeit glänzen. Die Begründung des Präsentierenden: Das System ist langsam, weil der Browser langsam ist. Da die Vorstellung in einem gängigen Browser erfolgte und es sich um eine browserbasierte Lösung handelt, lasse ich diese Äußerung an dieser Stelle einfach mal unkommentiert.

Ganz im Ernst? Am Ende war es dann doch ein Glück, dass für die Präsentation nur eine Stunde angesetzt war. Der Kunde und ich schauten uns bereits nach zehn Minuten Präsentationsdauer mit vielsagenden Blicken an und überlegten, vorzeitig abzubrechen. Wir wussten, dass das nichts mehr wird. Aber dann entschlossen wir uns, die Stunde durchzuziehen.

Mein Fazit zu diesem Anbieter: Das Marketing bekommt ganz klar die Note 1, der Vertrieb dagegen eine 5. Warum keine 6? Immerhin erschien man zum Präsentationstermin.

Präsentation Nummer 3 und 4: Zwei Systeme, die überzeugen

Die Eindrücke von den Systemen aus der dritten und vierten Präsentation möchte ich gerne zusammenfassen, da uns beide Lösungen gleichermaßen überzeugen konnten. Besonders folgende Punkte hinterließen bei uns einen exzellenten Eindruck:

  • Die Kommunikation verlief reibungslos. Während etwa der Anbieter der zweiten Präsentation nicht wusste, wie ich mit dem Kunden in Verbindung stehe (oder besser gesagt: wer ich überhaupt bin), blickte man hier komplett durch. Die Situation – Solutionbar als IT-Dienstleister, der für und mit seinem Kunden nach einer Agentursoftware sucht – wurde begriffen, und es wurde dementsprechend agiert.
  • Beide Tools sind für Agenturen gemacht. Viele Anbieter von CRM-/ERP-Systemen stellen eine allgemeine Business-Lösung her und entscheiden sich irgendwann, zusätzlich eine Agentursoftware-Variante davon anzubieten. Dass diese Lösungen ursprünglich nicht für den Einsatz in Agenturen gedacht sind, ist während der Bedienung immer wieder spürbar. Anders bei diesen beiden Anbietern: Hier konzentriert man sich ausschließlich auf das Agenturgeschäft, kennt die Anforderungen und kann speziell auf die Ansprüche und Wünsche der Kreativen eingehen.
  • Die Unternehmen wirken kompetent. In beiden Präsentationen wurden uns nicht nur die Softwarelösungen mit all ihren Funktionen professionell vorgestellt. Es wurde ebenso auf all unsere Fragen eingegangen. Außerdem wussten die Präsentierenden auch im kaufmännischen Bereich immer, wovon sie reden. Sprich: Sie verstanden es, die Funktionen zu erklären, anhand von alltäglichen Agenturprozessen abzubilden und auf die spezielle Arbeitsweise von Agenturen einzugehen.

Beide Lösungen konnten uns wirklich überzeugen. Dennoch ist eines der Systeme dem anderen funktionstechnisch eine Nasenspitze voraus. Denn:

  • Eine Anbindung an ein vorhandenes OpenDirectory (Apple-Server) ist möglich. Das ist der USP, den sonst keiner der Anbieter mitbrachte. Auch wenn diese Funktion von den meisten Software-Anbietern sträflich vernachlässigt wird, hat sie doch einen entscheidenden Vorteil: Der Netzwerk-Admin kann alle Benutzer zentral verwalten. Eine doppelte Pflege der Zugänge und Rechte fällt somit komplett weg.

Die OD-Anbindung ist zwar eine schöne Sache, aber kein K.-o.-Kriterium für den Anbieter, der diese Funktion nicht bietet. Jedes der beiden Systeme hat sein Für und Wider. So hat das eine System zwar die OD-Anbindung, im anderen findet man sich jedoch schneller zurecht. Der Präsentierende des einen Systems hatte selbst bereits einen großen Finanzposten in einer Agentur inne – kennt sich also bestens mit den Prozessen aus und kann sich in die Situation unseres Kunden einfühlen –, beim anderen System konnte man durch exzellentes IT-Knowhow und, auch ohne eigene Agenturerfahrung, durch ein tiefgreifendes Verständnis der Agenturprozesse glänzen.

Der Live-Test steht bevor

Nach den Terminen haben wir unsere Auswahl auf die beiden Anbieter der dritten und vierten Präsentationen eingeschränkt. Für jede Lösung werden wir nun einen Demozugang anfordern, um die Tools an einigen Fallbeispielen testen zu können. Außerdem werden wir nun auch die Preise erfragen und bei der finalen Entscheidung berücksichtigen. 

Im vierten Teil dieser Blogreihe werde ich darüber berichten, wie die Arbeit mit den Demoversionen vonstattenging und wie sich die Systeme im laufenden Betrieb bei unserem Kunden schlugen. Eines steht fest: Es wird ein Kopf-an-Kopf-Rennen.